Gestão de estoque: por que os saldos estão incorretos?

Bloco K: Sua empresa estará preparada em 2019?
17 de janeiro de 2019
Show all

Gestão de estoque: por que os saldos estão incorretos?

“Por que os saldos dos meus estoques estão incorretos?” é uma pergunta feita frequentemente pelos gestores e suas equipes. O que os levam a dedicar muitas horas de trabalho analisando documentos e sistemas e quase sempre não se chega a uma conclusão sobre os motivos da falha da gestão de estoque.

Normalmente são apontadas várias situações possíveis que levaram aquele resultado errado, mas o que na prática acaba prevalecendo quase sempre é o “feeling”.

Um dos principais problemas encontrados é que muitas empresas optam pela informalidade nas decisões e controle do estoque, o que é sempre confundida com praticidade.

Continue acompanhando o conteúdo deste artigo, pois aqui vamos explicar melhor o porquê de acontecer e como solucionar esse problema.

 

Inventário de saldos na Gestão de Estoques

Fazer a gestão de estoque, principalmente os saldos, é tarefa complexa e necessita de avaliação constante.

Sabemos que uma boa política de inventário requer, no mínimo, os seguintes procedimentos:

  • Definição do dia e horário do inventário
  • Definição do dia e horário de corte de recebimento de materiais;
  • Definição do dia e horário de corte para atendimento de requisições;
  • Definição das equipes e líderes do inventário
  • Definição do dia e horário para geração das etiquetas
  • Definição do dia e horário para arrumação dos estoques
  • Treinamentos das equipes

Ao se deparar com diferenças consideradas significativas, muitas empresas optam por fazer a contagem geral dos estoques.

Contudo, por melhor programado que tenha sido, a prática demonstra que os saldos apurados nesse cenário, quase sempre geram dúvidas sobre sua acuracidade. Alguns fatores contribuem para tal:

  • Nível de recontagem elevado
  • % de variação acima do máximo considerado aceitável
  • Histórico de ajustes de inventários anteriores

 

Os erros mais comuns no controle do estoque

Por mais óbvio que pareça, os erros mais comuns parecem ser sempre os mesmos. São aquelas situações em que o básico deveria ser sido feito, mas a preocupação com as partes mais complexas acaba recebendo uma atenção maior, deixando de lado o básico.

Alguns exemplos bem comuns de erros de gestão de estoque encontrados nas empresas:

  • Área de estocagem sem a devida segregação física;
  • Inexistência de endereçamento;
  • Espaço físico inadequado;
  • Equipe despreparada;
  • Movimentação física sem o devido registro nos sistemas;
  • Erro na conferência nos recebimentos;
  • Erro de contagem;
  • Sistema de gestão mal implantado e/ou não utilizado adequadamente

 

É possível chegar ao nível de acerto de no mínimo 95%? Pode parecer difícil, até mesmo impossível, mas os gestores não devem aceitar menos do que 95% de acuracidade.

 

Então, o que fazer?

O primeiro passo é reconhecer que os controles são falhos. O segundo é mobilizar as pessoas corretas e formar uma equipe de trabalho. O terceiro é definir os objetivos do projeto.

Tudo começa pelo levantamento de todas as atividades desenvolvidas pelas áreas da empresa, que de forma direta ou indireta, impactam nos estoques e seus controles. Essa análise deve ser documentada e descrever os procedimentos atuais, tanto físicos quanto sistêmicos.

Nessa primeira etapa já vão haver muitas surpresas, pois muito do que imaginava ser, o tal do “feeling”, está errado.

A partir do levantamento, os envolvidos deverão identificar as falhas dos procedimentos atuais. Para todas as falhas identificadas deverão ser definidos planos de ação para correção.

Ao final, deverá ser elaborado um novo documento, com proposta do novo modelo de todos os processos, incluindo um cronograma para implantação dessa nova gestão de estoque.

A conclusão a que podemos chegar é que os estoques são um dos principais ativos de uma empresa, por tanto, merece todo atenção possível. Uma gestão de estoque mal administrada acaba gerando perdas e insegurança de todas as formas para o negócio.

Invista em sistemas de gestão adequados ao seu negócio. E não esqueça de se assegurar que os sistemas estarão dimensionados para suportar o crescimento da sua empresa.

Não deixei de exigir que sua equipe use as ferramentas de gestão da empresa, pois dados/informações só são úteis quando compartilhados.

Quer saber qual o melhor sistema de gestão se encaixa a necessidade da sua empresa? Clique aqui e converse com especialistas no assunto.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *